Vous pouvez utiliser la messagerie Mailo même si vous disposez déjà d'un nom de domaine acheté chez un autre fournisseur, quel que soit ce fournisseur.
Si vous avez déjà des boîtes aux lettres avec de nombreux e-mails sauvegardés, vous pouvez migrer ces boîtes aux lettres et leurs contenus sur Mailo.
Mailo propose un outil de migration de messagerie extrêmement simple, permettant sans discontinuité de service de changer de service de messagerie tout en conservant l'ensemble des e-mails stockés dans toutes les boîtes aux lettres.
Migration sans transfert de nom de domaine
Il n'est pas nécessaire de transférer le nom de domaine pour migrer la messagerie vers Mailo. Il est en effet possible d'utiliser la messagerie Mailo en conservant l'ancien fournisseur de nom de domaine.
Il est dans tous les cas conseillé de migrer les comptes de messagerie et leurs contenus avant d'effectuer un transfert de nom de domaine. En effet, certains fournisseurs de noms de domaine ferment les accès aux comptes de messagerie dès que la gestion du nom de domaine leur est retirée et le contenu devient donc inaccessible !
Migration simple et sans discontinuité de service
La migration est initiée sans aucune complexité par l'administrateur de la messagerie. Il suffit de :
- connaître la configuration IMAP4 du service de messagerie précédent,
- savoir modifier le MX gérant le flux de réception d'e-mails (configuration DNS).
La migration effective des boîtes aux lettres est demandée individuellement par chaque utilisateur de la messagerie, quand il veut. Il suffit pour cela de se connecter sur une URL fournie et de valider la demande de migration.
L'outil de migration se charge alors de créer sur Mailo les boîtes aux lettres des utilisateurs ayant effectué la demande et d'y migrer tous les e-mails stockés sur le service de messagerie précédent. Ce processus est généralement très rapide mais il peut prendre quelques heures si la boîte aux lettres est très volumineuse ou si le service de messagerie précédent ne répond pas rapidement.
Dès que la migration d'un utilisateur est terminée, celui-ci est avertit par e-mail qu'il peut désormais accéder à sa messagerie sur Mailo. Le mot de passe de sa boîte aux lettres reste inchangé. Il lui suffit de se connecter au webmail Mailo ou de configurer son client de messagerie avec le paramétrage Mailo.
La migration de la messagerie est terminée quand tous les utilisateurs ont demandé leur migration et qu'elles ont toutes été traitées. L'administrateur de la messagerie peut lui-même effectuer la demande de migration pour d'autres utilisateurs s'il connait le mot de passe de leur messagerie actuelle.
Un suivi de la migration en 5 étapes
État initial
Vous êtes administrateur d'une messagerie avec un nom de domaine spécifique qui vous appartient.
Vous utilisez actuellement un service de messagerie sur lequel arrivent vos e-mails, que vos utilisateurs consultent via le webmail ou en IMAP4 et vous souhaitez migrer vers la messagerie Mailo :
Vous avez déjà créé un espace Mailo et vous y avez déclaré votre nom de domaine.
Vous pouvez utiliser l'outil de migration.
1- Paramétrage de l'outil de migration
Vous devez indiquer à Mailo la configuration du serveur IMAP4 que vous utilisez actuellement.
Mailo vous confirme lorsque la configuration est correcte.
2- Activation du mode migration
Lorsque vous êtes prêt, il suffit simplement d'activer sur Mailo le mode migration de votre messagerie.
Mailo génère alors une URL que vous devrez transmettre à tous vos utilisateurs à l'étape 4.
3- Modification de la configuration DNS
Il s'agit de modifier le MX de votre nom de domaine afin de positionner le MX de Mailo.
C'est une modification du DNS qui indique sur Internet où doivent être consignés les e-mails destinés à votre nom de domaine.
Tous les e-mails à destination du nom de domaine sont alors reçus par Mailo. Mailo redirige automatiquement les e-mails vers le service de messagerie actuel. La modification est entièrement transparente et votre messagerie reste fonctionnelle sans interruption :
Attention : comme toute intervention sur les DNS, cette modification mettra du temps à se propager sur Internet. Même si elle est normalement effective après quelques heures, il est préférable néanmoins d'attendre une journée avant de passer à l'étape suivante.
4- Migration des comptes
Vous devez communiquer à tous vos utilisateurs l'URL que Mailo a généré pour votre messagerie après la validation de l'étape 2.
Chaque utilisateur peut faire sa demande quand il le souhaite, indépendamment des autres. Tous les utilisateurs peuvent faire leur demande en même temps ou à plusieurs semaines d'intervalle.
En se rendant sur cette URL, un utilisateur doit renseigner :
- son adresse e-mail,
- son mot de passe,
- son nom,
- son prénom.
L'utilisateur peut alors valider sa demande de migration :
Mailo réalise la migration d'un utilisateur ayant effectué la demande de manière asynchrone. Cela peut prendre plus ou moins de temps en fonction de la quantité de données à migrer. Pendant que Mailo effectue sa migration, l'utilisateur peut continuer à utiliser normalement sa messagerie actuelle, comme tous les autres utilisateurs n'ayant pas encore migré :
Lorsque la migration d'un utilisateur est terminé, celui-ci reçoit un tout dernier e-mail dans sa messagerie lui indiquant qu'il doit désormais se connecter sur Mailo pour consulter ses nouveaux e-mails. En effet, Mailo ne redirige plus les nouveaux e-mail pour cet utilisateur vers l'ancien service de messagerie mais les conserve localement. L'utilisateur peurt se connecter sur Mailo via le webmail ou en IMAP4, avec son adresse e-mail et le même mot de passe :
En mode migration, Mailo conserve donc localement les e-mails des utilisateurs déjà migrés et redirige vers l'ancien service de messagerie tous les autres e-mails.
Vous disposez sur l'interface Mailo de la liste des utilisateurs déjà migrés afin de vous permettre de suivre l'évolution de la migration :
5- Désactivation du mode migration
Vérifiez bien qu'aucun utilisateur n'ait oublié de migrer et pensez également à d'éventuels comptes de messagerie "techniques", non liés à des personnes physiques.
Quand vous êtes certain que tous les comptes de messagerie sont migrés, vous pouvez désactiver sur Mailo le mode migration.
La migration est terminée.
Vous utilisez la messagerie Mailo :
